Sprogkontoret

Kurser i kommunikation

Del informationerne op – effektiv information

Del informationerne op – gør din tekst nemmere at læse

Lad være med at fylde for mange informationer ind i dine sætninger, for så bliver sætningerne tit for lange. Du skal tænke på din modtager. Jo mere besværligt det er at læse din tekst, desto større er risikoen også for, at modtageren holder op, før hun er nået gennem den.

Punktummer gør det nemmere at læse din tekst

Du undgår for lange sætninger ved at sætte punktummer ofte. Det er altså vigtigt, at du deler informationerne op, og det betyder helt enkelt, at du kun skal skrive om én ting ad gangen – én information til hver sætning. Hvis du har alt for mange informationer i hver enkelt sætning, bliver dine sætninger ofte besværlige at læse og forstå.

Tænk over, om du ofte benytter dig af indskudte sætninger, da de tit er besværlige at læse. En enkelt indskudt sætning en gang imellem er i orden, men overvej altid, om du ikke kan skrive sætningen om, så du undgår indskud. Endelig skal du være opmærksom på at lange sammensatte ord skal opløses.

Dette femte råd om at dele informationerne op handler altså både om, at du skal opløse lange ord, og om at du skal opløse lange sætninger. Der er fx ingen grund til at skrive landbrugsjournalisttopmøde, når du i stedet kan skrive topmøde for landbrugsjournalister.

Omvendt kan du holde fast i din læser ved at skrive i overskuelige sætninger, så læseren kun skal opfatte indholdet lidt efter lidt.

Skriv ikke i telegramstil – det gavner ikke forståelsen af det du vil sige

Tro nu ikke, at alle sætninger kun må indeholde ganske få ord, for så bliver de både kedelige og monotone at læse. Hvis du skriver i telegramstil, altså meget kort og knapt, risikerer du desuden, at modtageren ikke opfatter sammenhængen i dine informationer. Det kan medføre, at hun får en helt anden mening ud af det end den, du selv havde tænkt på.

Varier sætningslængden – det er effektiv information

Det er derimod vigtigt at variere sætningslængden. En god huskeregel er at holde sig til mellem 15 og 20 ord i gennemsnit pr. sætning og kun sjældent skrive sætninger med mere end 25 ord. Det er selvfølgelig ikke ensbetydende med, at alle sætninger skal være på lige nøjagtig 17 ord. Det, du især skal undgå, er meget korte sætninger eller meget lange sætninger, men i øvrigt skal du selvfølgelig tænke på, at sætningen skal stoppe et naturligt sted, det vil sige et sted, hvor det er naturligt at holde en lille pause.

Grunden til, at vi fraråder meget lange sætninger, er den, at man som modtager først forstår meningen i en sætning fuldt ud, når man er nået til punktummet. Ved meget lange sætninger tvinger du modtageren til at huske på en frygtelig masse oplysninger, før hun finder ud af, hvad det hele går ud på. Derfor husk på, at du skal dele informationerne op.

Det er fx ikke hensigtsmæssigt at skrive sådan her:

De hakkede og rensede champignoner svitses i halvdelen af smørret, og løget, som er pillet og finthakket, tillsættes sammen med resten af smørret, og det hele vendes forsigtigt i et par minutter på panden, hvorefter det drysses forsigtigt med mel og tilsættes bouillon, og soppen snurrer i ti minutter, hvorefter mælk tilsættes, og endelig krydderier og citronsaft, og så er suppen klar til at blive serveret med flute og citronmelisse.

Det er bedre at skrive:

  1. Pil løget og hak det fint.
  2. Rens champignonerne, og hak dem groft. Svits dem herefter med halvdelen af smørret. Tilsæt nu de finthakkede løg sammen med resten af smørret. Vend forsigtigt svampe- og løgblandingen over varmen i nogle minutter.
  3. Drys med mel, og tilsæt bouillonen. Lad soppen snurre ti minutter. Tilsæt mælk. Varm suppen igennem, og smag til med krydderier og citronsaft.
  4. Server suppen med flute og citronmelisse.

Du deler informationerne op ved at sætte punktum hver gang, du er færdig med en information. Husk også på, at lange sætninger, der har været meget besværlige at skrive, for det meste også er meget besværlige at læse. Det er ikke hensigtsmæssigt at gøre det mere omstændeligt for din modtager end højst nødvendigt. De fleste har travlt på deres job og bliver bombarderet med informationer, de skal læse. Tænk derfor på, at du ved at dele informationerne op, samtidig skriver læservenligt.

Indskudte sætninger kan gøre det svært at forstå informationen i teksten

Indskudte sætninger kan også være med til at gøre en sætning meget lang. Prøv at se denne sætning:

Piccolinen, der kom styrtende hen ad kontorgangen, der havde en tæppebelægning, der var fyldt med kaffepletter og dermed meget nusset, var stresset.

Det er vanskeligt for modtageren at forstå sætningen her. Der er simpelthen for langt mellem grundleddet piccolinen og udsagnsleddet var. Når man endelig når frem til udsagnsleddet, har man næsten glemt, hvem eller hvad det drejer sig om! Vær derfor på vagt, hver gang du skriver en indskudt sætning, og overvej, om den ikke i stedet fortjener at få sit eget punktum, altså husk på at dele informationerne op.

Sætningen kan fx skrives på denne måde:

Den stressede piccolinen kom styrtende hen ad kontorgangen. Kontorgangen havde en tæppebelægning, der var fyldt med kaffepletter, belægningen var meget nusset.

Punktum foran hv-ord betyder ofte mere effektiv information

Der er nogle steder i en sætning, hvor du skal være på vagt, og hvor du særlig tit kan sætte et punktum og dermed dele informationerne op. Det gælder især foran hv-ord, altså ord som hvem, hvorfor og hvilken.

En lang sætning:

Af dit klagebrev fremgår det, at du har købt to mobiltelefoner på udslag til en pris af 2.440,00 kr. pr. stk. ekskl. moms den 14. januar 2020, hvilket svarer til beløbet på den tilgodeseddel, som vi udstedte til dig den 4. september 2019.

Sætningen kan uden større problemer skæres over foran hv-ordet hvilket, så ser den sådan ud:

Af dit klagebrev fremgår det, at du har købt to mobiltelefoner på udslag til en pris af 2.440,00 kr. pr. stk. ekskl. moms den 14. januar 2020. Det svarer til beløbet på den tilgodeseddel, som vi udstedte til dig den 4. september 2019.

Opløs sammensatte ord – del informationerne op

Et sammensat navneord er et ord, der er sat sammen af flere navneord. Det er fx ord som:

Ansættelsesanmodningsskemaer – skemaer hvor man anmoder om at blive ansat – et ansøgningsskema
Brugerindstillingsprogrammeringsark – ark der bruges til at programmere, hvordan indstillingen skal være for brugeren
Sommerfestudvalgsmøde – møde i udvalget for sommerfesten

Det er vigtigt, at du prøver at opløse sammensatte navneord, så du ikke bruger lange slå-knuder-på-tungen-ord.

Sammensætninger kommer ofte fra fagsprog og er opfundet til en speciel lejlighed, fordi der lige her og nu har været brug for en særlig sammenstilling og præcisering af nogle faglige begreber – og det er der ikke noget forkert i. Men det duer ikke, hvis du bruger de lange sammensatte ord over for modtagere, der ikke har forudsætninger for at forstå dem. Så husk at tænke på din modtager, og del informationerne op.

Du skal også forsøge at opløse sammensatte udsagnsord. Sammensatte udsagnsord er fx ord som: indkom og fremsender. Der er ingen grund til at skrive: Der indkom 14 ansøgninger, når der lige så godt kan stå: Der kom 14 ansøgninger. Eller: Som aftalt fremsender jeg de 14 ansøgninger, når der lige så godt kan stå: Som aftalt sender jeg de 14 ansøgninger.

Læs også: Hvordan skriver man forståeligt?