Sprogkontoret

Kurser i kommunikation

Hvad skal et referat indeholde?

Referat til møde

Referat – hvad skal med?

Standardoplysninger til hvad et referat skal indeholde

Hvis en tekst skal kunne kaldes for et referat, er der tre oplysninger, der skal med:

a) Tidspunkt (dato og klokkeslæt).
b)Deltagere (hvem deltog, og hvem var fraværende?).
c) Referent (hvem har skrevet referatet?)

Derudover kan referatet indeholde forskellige oplysninger, afhængigt af hvilken type referat, det er. Vi vil her gennemgå de tre mest kendte referattyper. Mange mødereferater er en blanding af disse tre typer af referater, dog er genfortællingsreferatet det mest anvendte. Og det er forskelligt, hvad der skal med – afhængigt af typen.

Referattyper

Man kan skrive referater på forskellige måder. Hvis man skal placere de forskellige referattyper på en skala, vil det se sådan ud:

Det helt korte referat skal indeholde…

Det helt korte referat kan man også kalde et beslutningsreferat eller konklusionsreferat. Det helt korte referat skal naturligvis indeholde de tre nødvendige standardoplysninger, som vi lige har præsenteret, men derudover behøver det kun at indeholde ét punkt til, nemlig

d). Hvad der blev besluttet på mødet.

Her er et eksempel på et sådant kort referat, som faktisk kun består af en enkelt sætning. Det er resultatet af en diskussion på et afdelingsmøde, om hvordan nyansatte skal introduceres til afdelingen:

Det blev vedtaget, at nyansatte for fremtiden skal gennemgå en to-ugers introduktion, hvor den nyansatte taler en halv time med hver enkelt i afdelingen. På den måde sikrer vi nyansatte den bedst mulige start i vores afdeling.

Det fremgår altså ikke af et kort beslutningsreferat, hvem der har sagt noget i diskussionen, og hvem der har besluttet noget. Det er kun resultatet der skal med i referatet.
Fordele: Referatet er let at skrive og læse, og diskussionen på mødet bliver friere, da deltagerne ikke bliver noteret personligt for deres bemærkninger.
Ulemper: Referatet er vanskeligt at forstå for folk, der ikke selv har deltaget i mødet. Det er ikke egnet til møder, som ikke skal føre til en beslutning.

Det ordrette referat indeholder det hele

Det referat, der ligger i den anden ende af skalaen, har vi valgt at kalde det ordrette referat, men det kaldes også for et debatreferat eller et diskussionsreferat. Hvad skal med? Hvad skal dette referat indeholde?  Et ordret referat gengiver nøjagtigt, hvad der er blevet sagt på et møde – det er altså ikke en fortolkning af det sagte. Det er ikke noget, man bare lige skriver i en fart, for her kan man ikke klare sig ved hjælp af notater, man er nødt til at kunne stenografere eller have en båndoptager til hjælp.

Det er derfor sjældent, at man ser et ordret referat – både fordi det er svært at skrive og dyrt at lave, og fordi det tager så lang tid. Hvis du er en af de få, der kan stenografere, skal du efter mødet skrive referatet ud i normalt sprog. Og hvis du bruger båndoptager, skal du hjem og lytte måske flere timers bånd igennem, så du kan nedskrive hvert et ord, der bliver sagt.

Et sted, hvor man altid bruger det ordrette referat, er i Folketingstidendes referater, altså referater fra møder i Folketinget. Helt ordrette er de dog ikke, idet man ikke medtager ordgentagelser, ordsnublen, selvrettelser og fyldord, eksempelvis “øh”. Lad os vende tilbage til eksemplet fra før fra afdelingsmødet om nyansattes introduktion. Her kommer et eksempel på, hvordan et udpluk fra et ordret referat kunne se ud:

“…jeg mener, at vi må overveje, om den måde vi i dag introducerer nye medarbejdere på, er den bedste måde, eller om vi kan lave en ny introduktion, fx over to uger, hvor den enkelte medarbejder har en halv time til at introducere sig selv. Hvad siger I andre til det, kunne det være en mulighed?”
 
Fordele: Referatet er ordret, og fortolkningsfejl fra referentens side er derfor udelukket. Personer, der ikke har deltaget i mødet, får desuden en grundig information. Det er godt at bruge det ordrette referat til møder, hvor det er indholdet af diskussionerne, der er det vigtigste, og ikke beslutningerne.
Ulemper: Referenten skal kunne stenografere eller bruge båndoptager. Diskussionen kan blive hæmmet af, at deltagerne ved, at alt hvad de siger, bliver skrevet ned; og desuden er det en langsommelig og dyr måde at skrive referat på.

Genfortællingsreferatet indeholder en kortfattet genfortælling

Mellem det helt korte beslutningsreferat og det ordrette referat befinder genfortællingsreferatet sig. Det kaldes også for informationsreferat eller forhandlingsreferat. Hvad skal med? I genfortællingsreferatet genfortæller referenten, hvordan diskussionen forløb på mødet. Det er ikke en ordret genfortælling, men derimod en kortfattet og objektiv genfortælling af, hvordan mødet er forløbet. Det er en referattype, som mange af os anvender. Det kræver lidt mere at skrive et genfortællingsreferat, end det gør at skrive et kort beslutningsreferat – fordi det skal være mere fyldigt.

Et genfortællingsreferat skal ud over de tre standardoplysninger (a. Tidspunkt, b. Deltagere og c. Referent) og information om d. Hvad, der er blevet besluttet, indeholde information om: e. Hvem, der har ansvaret for at beslutningerne bliver udført, og hvornår de skal være udført. Det kommer vi tilbage til lidt senere her i afsnittet, hvor vi også viser eksempler på, hvordan man kan gøre i praksis.Vi vender igen tilbage til eksemplet fra før fra afdelingsmødet om nyansattes introduktion. Nu giver vi et eksempel på, hvordan et udpluk fra et genfortællingsreferat kunne se ud:

Hans Hansen opfordrede i begyndelsen alle mødedeltagerne til at sige deres mening om forslaget, der præsenterer en nye måde at introducere nye medarbejdere til afdelingen…de fleste mente, der var en god idé.

Fordele: I referatet får man et indblik i baggrunden for beslutningerne. Personer, der ikke har deltaget i mødet, får klar information om mødets forløb og resultater. Desuden er det en god referatform at anvende til møder, der ikke behøver at føre til beslutninger.
Ulemper: Referatet stiller store krav til referenten. Meget skal noteres undervejs, så referenten er sikker på at have nok oplysninger til selve referatet, samtidig med at det endelige referat ikke må blive alt for langt. Det er også meget vigtigt, at referenten kan se bort fra sine egne meninger, så referatet forbliver objektivt.

Et godt råd, til hvordan du skriver referat

De fleste vil i praksis skrive en mellemting mellem det helt korte referat og et genfortællingsreferat. Spørg gerne deltagerne, hvilken type referat, det er mest hensigtsmæssigt at bruge – hvad skal med? På den måde får du som referent også involveret deltagerne.

Læs også: Hvordan bruger man udråbstegn, spørgsmålstegn og parentes?