Sprogkontoret

Kurser i kommunikation

Hvordan skriver man en god rapport?

Møde en mand fortæller fra en rapport

En god rapport – fremtiden, nutiden og fortiden

Rapporter kan handle om fremtiden, nutiden eller fortiden. Rapporter, der beskæftiger sig med fremtiden, kan handle om, hvorvidt det er realistisk, at et givet projekt kan gennemføres. Det kan fx være en rapport om en ny motorvejsstrækning, en ny metrostation eller en ny tilbygning. Rapporten vil opstille forskellige måder, man kan udføre projektet på, og drøfte fordele og ulemper.

Rapporter, der handler om nutiden, beskriver, hvordan det står til med et projekt, der allerede er i gang. Forfatteren til rapporten vil ofte komme med løsninger til, hvordan projektet kan forløbe endnu bedre; det kan fx være en kortere tidsplan eller et projekt til færre penge.

Rapporter af denne type bliver ofte sat i gang, fordi man har en fornemmelse af, at tingene ikke helt er, som de skal være. Fx i Folketinget er mange medlemmer konstant involveret i udvalg, som har til formål at skrive en rapport eller beretning om et igangværende projekt.

Redegørende rapporter skrives ofte når noget er gået galt

Rapporter, der drejer sig om fortiden, har til formål at undersøge, hvorfor noget ikke gik, som det skulle, i et givet projekt. Her er der altså gået noget galt, og så skriver man en rapport om det. Rapporter som disse hører man også om i medierne. Hvis der er sket en større ulykke, fx en fly-, tog- eller færgeulykke, er det almindelig praksis, at man nedsætter et udvalg, der har til opgave at skrive en rapport eller redegørelse over forløbet og komme med deres formodninger og teorier om, hvorfor det gik galt.

På den enkelte arbejdsplads er der også mange medarbejdere, der til daglig eller fra tid til anden beskæftiger sig med at skrive rapporter, som omhandler igangværende eller kommende projekter i virksomheden. Derfor vil vi i dette kapitel gennemgå, hvordan du mest hensigtsmæssigt udformer og strukturerer en rapport.

Hvad skal der ellers med i den gode rapport? Hvordan forfatter man den?

Stikordsregister er godt, hvis læseren skal kunne lave præcise opslag. Det kaldes også for et indeks og placeres bagerst i teksten. I modsætning til indholdsfortegnelsen er stikordsregisteret ordnet alfabetisk, og det er normalt også meget længere end en indholdsfortegnelse. Et stikordsregister er selvfølgelig mest påkrævet i større rapporter. De fleste tekstbehandlingsprogrammer kan automatisk lave et stikordsregister blot ved, at man markerer de ord, der skal være med. Hvis man imidlertid ikke har denne funktion på computeren, kan man i stedet markere de ord og udtryk, der skal med, for derefter at samle alle ordene på en side, hvor de er markeret med sidetal.

Man skal medtage alle de ord, man kan forestille sig, at læseren kan have brug for at slå op. Det kan være om et bestemt emne eller et bestemt ord. Tænk også på, at læseren, som måske ikke er lige så grundigt inde i stoffet, som du er, måske vil slå op under andre ord end dem, du har brugt; benyt derfor mere almindelige ord, som er synonyme med de faglige udtryk, du bruger. Hvis der er illustrationer i rapporten, skal der også være henvisninger til disse i stikordsregisteret.

Det er en god ide at kigge i stikordsregisteret til andre rapporter eller redegørelser og i fagbøger, inden du går i gang med at lave dit eget. På den måde vil du få inspiration og se, hvor forskelligt det kan gøres. 

Henvisninger er en del af en korrekt og velskrevet rapport

Bøger: husk altid forfatternavn(e), titel og årstal. Derudover kan du angive, hvilken udgave det er (ikke nødvendigt ved 1.-udgaven), hvilken by bogen er udgivet i og navnet på forlaget. Visse videnskabelige biblioteker bruger oplysningen om udgivelsesbyen til at søge efter bogen. 

En litteraturhenvisning til denne bog kan fx se således ud: Jacobsen, Susanne Nonboe; Åndahl, Ellen Bak: Skriv og bliv læst, 4. udgave, 1. oplag, Kbh., Frydenlund, 2014.

Tidsskrifter: man kan i en rapport enten henvise til et tidsskrift som helhed; det vil sige i hele dets levetid, eller man kan henvise til et enkelt nummer. Henviser man til et tidsskrift som helhed, er der to oplysninger, der skal med: tidsskriftets navn og de år tidsskriftet har eksisteret, fx Sprog & Samfund. 1983-. Her indikerer bindestregen, at tidsskriftet stadig udkommer.

Det vil dog ofte være en god hjælp for læseren med lidt flere oplysninger om tidsskriftet, fx redaktørens navn, forlag, udgivelsessted og hvor mange numre, der udkommer om året.

Henviser man til et enkelt nummer af et tidsskrift i en rapport, er der tre oplysninger der skal med: tidsskriftets navn, nummerbetegnelse (årgang – hvis oplysningen findes i tidsskriftet, bind, nummer) og årstal, fx Illustreret Videnskab (nr. 15, 2014). Selvfølgelig er det også her en fordel at tage flere oplysninger med, som det var tilfældet ved henvisninger til tidsskrifter som helhed.

Artikler i bøger og tidsskrifter: hvis man henviser til en artikel i en bog i sin rapport, skal man oplyse artiklens forfatter og artiklens titel. Derudover skal man medtage de samme oplysninger, som kræves i en litteraturhenvisning til en bog. Ydermere skal en henvisning til en artikel i en bog eller et tidsskrift indeholde en oplysning om præcist, hvor artiklen befinder sig; det vil sige to sidetal – første og sidste side.

Avisartikler: litteraturhenvisninger i rapporten til artikler i aviser skal oplyse om forfatterens navn, artiklens navn, avisens navn og avisens dato. Man kan også vælge at tilføje, hvilken sektion artiklen er fra, sidetal og hvilken spalte.

Tekster fra internettet: her skal man give de samme oplysninger, som når man henviser til en almindelig tekst på papir. Derudover er det naturligvis vigtigt også at oplyse adressen på hjemmesiden, så læseren nemt selv kan finde frem til den på internettet. Og meget vigtigt er også skrive, hvilken dato og klokkeslæt man har fundet teksten.

I moderne informationsteknik, specielt inden for forskning, bruger man resumeerne i særlige tidsskrifter for informationssøgning. På den måde kan man hurtigt få et overblik over en rapport uden at have selve rapporten i hånden.

Læs også: Hvilke krav stiller man egentlig til en god rapport?