Sprogkontoret

Kurser i kommunikation

Hvordan skriver man forståeligt?

Kvinde bliver forvirret af tekst

Skriv forståeligt!

Det er en god ide at bruge ord, som din modtager kender, hvis du vil skrive forståeligt. Hvis du vælger at bruge ord, som du ikke er sikker på, at din modtager kender, så skal du forklare dem.

Hvad er det så for nogle ord, der kan være vanskelige at forstå? Det kan være svære ord, fagudtryk, fremmedord og engelske låneord.

Svære ord – måske ikke for dig, men for andre

Svære ord er ord, vi bruger i vores dagligdag, men som alligevel kan være svære at forstå. Ord behøver nemlig ikke kun at være fagudtryk eller fremmedord, for at de er svære at forstå. Ord som fx ekstrovert, kondemnere og restriktion bruges bredt i dag, men alligevel er der mange mennesker, der ikke ved, hvad de betyder, eller vi har en forskellig opfattelse af, hvad ordene betyder.
Du skal altså være opmærksom på, om du bruger mange svære ord og hele tiden tænke på, hvem din modtager er. Er det en, der har den samme uddannelse som dig selv, en person uden uddannelse eller en person med en helt anden uddannelse? Du skal også tænke på, om modtageren har samme alder som dig selv.Er din modtager fx meget ældre, kan det være, at hun ikke forstår de udtryk, du bruger, eller måske forstår hun dem på en anden måde. Det er vigtigt, at du skriver forståeligt.

Fagudtryk – kan de skrives forståeligt?

Du skal også være opmærksom på, hvornår du bruger fagudtryk, hvis du vil skrive forståeligt. Tænk på, hvem du skriver til. Hvis det er mennesker, der ikke arbejder med det samme som dig, så pas på med at bruge fagudtryk, når du skriver til dem. Fagudtryk er ofte meget svære at forstå, hvis man ikke kender dem fra sit daglige arbejde.

Mange af os tænker slet ikke på at de fagudtryk, som vi bruger hver dag på vores arbejde, måske lyder som det rene volapyk i det øjeblik, vi bruger dem over for andre end vores kollegaer. Din nabo siger fx sådan her til dig hen over hækken lørdag formiddag:

For øvrigt er vores cost-benefit-analyse af det nye it-system blevet rost til skyerne.

Og så står du der og ved måske ikke rigtig, hvad du skal svare, medmindre du også bruger udtrykket på dit arbejde. Du havde nok lettere ved at forstå ham, hvis han nu havde sagt:

Vi har lige fået ros for vores økonomiske analyse af det nye it-system, hvor vi sammenholder ulemper og fordele.

Fagudtryk er altså kun svære at forstå, hvis man ikke kender dem. Hvis du skriver fagtekster til fagfolk, skal du naturligvis bruge fagets fagudtryk. Fagudtrykkene er ofte mere præcise og indeholder mere information end ord fra hverdagen.

Her er et par eksempler fra sygeplejerskens verden, der ikke er skrevet i et sprog, som de fleste forstår.

Enhver sygeplejerske forstår meningen, når lægen siger, at der skal optages en udførlig anamnese på Hans Hansen. Gør du? Anamnese betyder en redegørelse eller en sygehistorie. Hans Hansen fortæller om sin tilstand før og under sygdommen, og lægen skriver en redegørelse til journalen – ofte ved hjælp af diktafon – derfor bruger lægen ordet optage.

Alle sygeplejersker ved også, hvad det betyder, når der ved vagtskifte bliver sagt, at Hans Hansen på stue 4 endelig har haft flatus. Gør du?Flatus betyder “vind”, afgang af tarmluft, altså det vi på godt gammeldags dansk kalder: at slå en prut. Det er meget vigtigt fx efter operationer at vide om tarmene er begyndt at virke igen, og derfor er flatus et ord, man ofte bruger som sygeplejerske.

Som sagt er ord som anamnese og flatus ikke fremmede for sygeplejersker og læger, altså de mennesker der til daglig bruger ordene i deres job. Men hvis de kommer til at bruge ordene til folk uden for deres eget fagområde, så bliver ordene pludselig uforståelige. Så vær opmærksom på, hvem din modtager er, og lad være med at bruge fagudtryk til ikke-fagfæller.

Fremmedord kan være svære at afkode

Hvis du vil skrive forståeligt, skal du også passe på med at bruge fremmedord. Hvis din modtager kender fremmedordet, har hun selvfølgelig ikke svært ved at forstå det, men du skal passe på med at bruge fremmedord, som ikke er hvermandseje. Vi har dog en lang række begreber og genstande, der kun kan beskrives med fremmedord på dansk, og de er ikke alle svære at forstå.

Her er nogle helt almindelige fremmedord, som vi bruger i vores hverdag: elevator, kantine og kontor. Det er nok fremmedord, men de er ikke fremmede ord for de fleste. Ved du, hvor ordene stammer fra? Elevator stammer fra engelsk, der igen stammer fra latin elevare, som betyder: at løfte op. Kantine stammer fra italiensk cantina. Ordet betyder oprindeligt kælder.

Kontor stammer fra fransk comptoir eller italiensk contore. Begge ord er afledning af det latinske ord computare, som betyder: at tælle sammen. Andre fremmedord som til gengæld kan være svære at forstå, er fx ord som evolution, kontrafaktisk og funktionalisme. Det er selvfølgelig ikke alle der opfatter disse ord som svære. Det kommer igen an på, hvem man er, og hvad man beskæftiger sig med.

Hvis du vil skrive forståeligt, er det altså vigtigt, at du overvejer, hvilke ord du bruger, og hele tiden tænker på, om din modtager forstår ordene.

Engelske låneord i moderne dansk

Vi “importerer” ofte ord fra andre sprog. Det er der ikke noget nyt i, for det har vi altid gjort. Før i tiden var det især tyske og franske ord, vi optog i det danske sprog. I de seneste år har vi importeret en del nye ord fra USA, specielt inden for it-området (det informationsteknologiske område) og virksomhedsledelse. Her er nogle eksempler: downloade, hardware, software, password, workshop, performance, auditere, benchmarking, agenda, koncept, implementere, innovation og teambuilding.

Mange af de engelske ord er blevet til dagligdags ord og dermed til forståeligt sprog for de mennesker, der bruger dem ofte. Men hvis du bruger engelske ord, skal du igen tænke på, om din modtager kender dem – det skal du også, når du bruger fagudtryk. Der er stadig mennesker i Danmark, der ikke kan forstå engelsk. Det kan godt være, du selv synes, det er i orden at bruge mange engelske ord, når du skriver, men husk på, at hvis din modtager ikke kender og forstår de ord, du bruger, så bliver hun irriteret – og ikke duperet!

Tit kan man oversætte de engelske ord til dansk, uden at meningen går tabt. I stedet for at skrive workshop kan man skrive møde eller seminar, i stedet for at skrive benchmarking kan man skrive sammenligning, og i stedet for agenda kan man skrive dagsorden osv.

Selvfølgelig betyder et nyt engelsk ord nogle gange noget lidt andet end den danske oversættelse, men det kan næsten altid lade sig gøre at finde et ord eller flere ord på dansk, der betyder nogenlunde det samme som det engelske ord.

Pas altså på med at bruge engelske udtryk, hvis du ikke er sikker på at din modtager forstår dem. Husk derfor altid, at du skal skrive forståeligt og overveje dine ord nøje i forhold til, hvem der er din modtager.

Læs også: Hvordan skriver man personligt?