Sprogkontoret

Kurser i kommunikation

Hvordan skriver man personligt?

Kvinde læser

Skriv personligt – brug personord

At skrive personligt betyder naturligvis ikke, at du skal skrive et forretningsbrev til direktør Viggo Hansen på samme måde, som du skriver et privat brev eller en e-mail til din mormor på 89 år. Du skal altså ikke skrive faglige breve og andre tekster på samme måde, som du skriver til familie og venner. Derimod gør du din tekst personlig ved at bruge personord som vi, jeg, du og De og ved at være venlig og bruge aktiv form – det kommer vi tilbage til om lidt.

Brug personord som vi, jeg, du og De. Det føles mere personligt.

Husk at bruge personord i dine tekster. Det er vigtigt, at du vælger de mest hensigtsmæssige personord. Brug vi i stedet for man, og brug vi i stedet for navnet på det firma, du repræsenterer. Skriv fx ikke: Man har besluttet at indkræve det resterende beløb via næste løn. Det lyder mere personligt, hvis du skriver: Vi har besluttet at trække det resterende beløb fra din næste løn.

Hvis du bruger navnet på det firma eller på den organisation, du skriver til i stedet for personord som: jer, dig og du, kan det let komme til at virke køligt og upersonligt.

Hør fx denne sætning:

Forsikringsselskabet Sikker Fremtid sender her en bestillingsblanket til Hurtige Cykler A/S.

Her er det bedre at skrive: Vi sender her en bestillingsblanket til jer.

Det er også bedre at skrive jeg i stedet for undertegnede. Men du skal være meget opmærksom på kun at bruge jeg, når du skriver helt på egne vegne.

Skriv fx ikke: Spørgsmål kan rettes til undertegnede. Det er bedre at skrive: Du er velkommen til at ringe til mig, hvis du har spørgsmål.

Hvis du fx har skrevet en rapport alene, må du gerne skrive jeg, men har du været med til at skrive rapporten i en gruppe, skal du skrive vi, så det ikke lyder, som om du har været ene om at skrive den.

Du kan normalt være dus, det vil sige bruge personordet du, når du skriver til enkeltpersoner, som du også ville sige du til i en samtale. Om du skal skrive du eller De til kunden, afhænger dog meget af, hvordan I plejer at gøre på dit arbejde. Der ligger ofte en firmabeslutning bag ved dette spørgsmål.

Det er desuden meget vigtigt, at du husker at være konsekvent i den måde, du bruger personord på. Altså brug det samme personord hele vejen igennem et brev. Du skal ikke først skrive De og så senere du i det samme brev.

I dag er det mest almindeligt at være dus, når man skriver til andre firmaer, organisationer eller institutioner.

Du kan også tiltale modtageren med personordet I. Men det forudsætter en ret uformel tone og et godt kendskab til firmaet i forvejen – ligesom når du bruger du-form. Det kan fx være i en uformel afslutning som den her:

Har I spørgsmål, er I meget velkomne til at ringe eller skrive til os.

 Her følger et eksempel på upersonligt sprog, så du kan se, hvad du skal undgå:

Hermed er det besluttet, at ordningen kun kan benyttes efter særlig aftale.

Hvad står der egentlig? Vi prøver lige at sætte nogle personer ind. Og så sker der noget:

Vi har besluttet, at ordningen kun kan benyttes af medlemmer, som har en særlig ordning med bestyrelsen.

Vær venlig og imødekommende – vær personlig i din tekst

Medmindre der er grund til andet, så prøv at skrive venligt og imødekommende, så du skaber en god atmosfære i din tekst – det virker også personligt. Du kan sagtens skrive både rykkere og afslag i en venlig tone. Hvis du er venlig, kan du meget lettere få modtageren til at handle, som du ønsker. Men venlighed er altså ikke lig med at bruge ordet venligst!

En formulering som: Vi beder dig venligst sende blanketten retur inden 14 dage, lyder ikke særlig venligt i de fleste menneskers ører. Eller: Vil du venligst kontakte mig en af de nærmeste dage? Det lyder næsten som en trussel.

Det kan være svært at skrive i en venlig tone, når man skal skrive en tekst, der på forhånd ikke har et venligt ærinde, fx rykkere. Her kommer et eksempel på en rykker, der ikke er særlig venlig. Det er en rykker, som nogle af os nok kender:

Da ovennævnte tidligere pålagte parkeringsafgift ikke ses at være betalt, bedes beløbet indbetalt inden ti dage.

Det er en helt almindelig lidt stift formuleret rykker fra det offentlige. Den er hverken venlig eller imødekommende eller personlig, og den får bestemt ikke modtageren til at indbetale med det samme!

Næste eksempel viser en rykker, der er mere venlig og personlig:

Vi kan se, at vi endnu ikke har modtaget ovenstående saldo som forfaldt den 5. i denne måned. Vi går ud fra, at dette skyldes en forglemmelse fra din side.  Du kan derfor stadig undgå at unødige gebyrer ved at indbetale beløbet i morgen.  Du bør være opmærksom på, at manglende betalinger kan betyde forringede brugsmuligheder med kortet. Hvis du allerede har betalt, bedes du se bort fra dette brev.

Men det kan godt lade sig gøre både at være venlig og have humoristisk sans, når man skriver rykkere. Denne rykker er fra et autoværksted:

Kære kunde. Vi har ledt overalt – under borde og bænke og oveni købet inde i bilerne, men vi har ikke kunnet finde din inbetaling på 2.000,00 kr. Vi regner med, at det er en forglemmelse fra din side, og at pengene er på vej. Hvis du har indbetalt pengene indenfor de sidste tre dage, bedes du se bort fra dette brev.

Mvh Autoværkstedet

 Autoværkstedet, der skriver sådan i sine rykkere, får ikke bare sine penge ind med rykkeren, de får rent faktisk også en del sjove tilbagemeldinger fra kunderne, har de fortalt os. Som fx dette kundesvar:

Jamen – I leder da også de helt forkerte steder. Hvad med at lede på kontoen indenfor et par dage?

Skriv aktivt

Ud over at bruge personord og være venlig skal du også skrive i en aktiv form for at skrive personligt. Hvad er så aktiv form? Det er det modsatte af passiv form. Her er et eksempel, der forklarer, hvad det betyder at skrive i aktiv og i passiv form.

Regnskabschefen præsenterer årsregnskabet – udsagnsordet præsenterer er i aktiv form. Hvis der derimod havde stået Årsregnskabet præsenteres, har vi den passive form. Aktiv form gør teksten mere personlig – her kan man se hvem der gør noget, mens den passive form har den kedelige virkning, at den slører, hvem der handler. Du kan altså se, hvem der udfører en handling i en almindelig sætning med grundled og udsagnsled, når du bruger aktiv form. Fx:

Regnskabschefen præsenterer regnskabet

Men skriver du i passiv form: Årsregnskabet præsenteres eller Årsregnskabet bliver præsenteret, aner modtageren ikke, hvem der skal præsentere årsregnskabet.

Vi anbefaler bestemt ikke, at du skriver i upersonlige sætninger. Det er ikke hensigtsmæssigt. Hvis du ønsker, at modtageren skal handle på en bestemt måde, så må du skrive aktivt og bruge personord, og så kan sætningen om rygning fx se sådan ud: Uddannelsesgruppen foreslår, at vi forbyder rygning for gruppens medlemmer ved fremtidige møder.

Husk altid på, at det virker personligt at bruge personord.

Læs også: Der er forskel på skrift og tale