Sprogkontoret

Kurser i kommunikation

Professionelle arbejdsmails er effektive e-mails – netikette – takt og tone på nettet – gratis tips fra Sprogkontoret

Kvinde skriver arbejdsmail

På biblioteket siger etiketten, at du ikke må larme. Og på en fin restaurant siger etiketten, at du ikke må prutte og bøvse. Sådan er det også på nettet – her er der retningslinjer, der beskriver, hvad der er god takt og tone for færdslen på internettet og indenfor professionelle arbejdsmails.  I stedet for etikette kaldes de for netikette. Der er ingen klare definitioner af, hvad der er god og dårlig netikette; retningslinjerne er ikke vedtaget ved lov og bliver derfor diskuteret jævnligt. Men ikke desto mindre forventes det, at du opfører sig ordentligt – altså overholder netiketten, når du skriver effektive arbejdsmails. Arbejdsmails skal være både effektive og professionelle.

Ni gode råd om netikette – skriv effektive og professionelle e-mails eller arbejdsmails

  1. Tænk over tonen – undgå at kommandere
  2. Venligt ind og venligt ud
  3. Brug aldrig ironi
  4. Undgå personlig kritik
  5. Send aldrig en e-mail, når du er vred
  6. Spild ikke folks tid med mange CC-mails
  7. Undgå at blive afhængig
  8. Vedhæft det, du lover
  9. Husk, at mailen kan komme i forkerte hænder
Dette må du ikke skrive i en e-mail - og dette skal du huske

Venligt ind og venligt ud

Det, vi husker bedst, når vi har læst en mail, er indledningen og afslutningen. Derfor vær venlig, når du skriver effektive og professionelle arbejdsmails; det koster ikke ekstra og virker professionelt. En vending som Tak for din mail kan ofte være på sin plads. Brug også gerne nedtoninger i indledningen som: “Mon du har haft tid til at kigge på/ jeg håber, du synes om rapporten”. På samme måde er det også en god ide at komme venligt ud af en mail, fx: “God weekend/Har du spørgsmål, er du meget velkommen til at ringe eller skrive til mig”

Skriv ikke: “Hvad mener du med det? Hanne”

Skriv: “Hej Lene Tak for din mail. Jeg er ikke helt sikker på, at jeg forstår, hvad du skriver. Kan du forklare det lidt nærmere? Venlig hilsen Hanne”

Brug aldrig ironi

Det er meget let at misforstå ironi i en mail. Ironi kan virke godt i en samtale, hvor man står ansigt til ansigt med modtageren. Det kan også gå an i en telefonsamtale, hvor man med det samme kan fornemme, om den anden part forstår, at man er ironisk. Men i en e-mail er det sværere. Derfor vil vi anbefale, at ironi ikke bruges i e-mails, hvis dine e-mails skal være effektive og professionelle. Ironi hænger også sammen med brug af udråbstegnet, hvor man som modtager kan blive i tvivl om, hvorvidt afsenderen er ironisk eller ej. Derfor undgå udråbstegn i mails som f.eks “Godt at høre fra dig!” eller “Har du hørt, at chefens kusine er blevet ansat!”

Undgå personlig kritik

Det er let at komme til at rakke nogen ned i en e-mail – det er ikke god takt og tone og virker ikke professionelt i en arbejdsmail. Men husk, at en e-mail kan dukke op igen de mest upassende steder. Vi har set eksempler på mails, som har cirkuleret rundt blandt en gruppe kolleger, hvor de har raset over en anden kollega uden for gruppen. Og nogle gange blev mailen også videresendt til andre uden for gruppen. Og en dag kom mailen således – ved en fejl – i hænderne på den kollega, som det handlede om. Og vedkommende blev med rette meget fortørnet. Så husk, at på skrift fanger bordet. Og det er god netikette, at omtale sine kolleger og samarbejdspartnere på en ordentlig måde.

Send aldrig en e-mail, når du er vred

Det kan være en ubehagelig oplevelse at gense en mail, man har skrevet, mens man var vred. I det talte sprog kan vi komme til at sige noget, vi fortryder og så håbe på, at den anden part har glemt det, vi sagde. Men på skrift bliver ordene stående – her glemmer man ikke. Hvis du er vred eller ophidset og skal sende en mail, så tæl til ti, og gør dig selv og modtageren den tjeneste at læse mailen igennem, inden du sender den. Så kan du forhåbentlig også stå ved din mail senere hen – og derved får du skrevet en effektiv arbejdsmail, der stadig er professionel.

Her er et par eksempler fra mails, der er skrevet af en ophidset og vred afsender, og hvor der ikke er en god tone:

Skulle årsrapporten ikke være afleveret på nuværende tidspunkt??????????????????????????????????
Bemærkninger???!
I skal aflevere bestillingssedlerne – HURTIGT!

Vær også opmærksom på, at versaler (STORE BOGSTAVER) kan betyde, at du råber. Derfor er det ikke god netikette at bruge versaler i en mail.

Spild ikke folks tid med mange CC-mails

At skrive effektive og professionelle arbejdsmails handler også om at lade være med bevidstløst at sætte kollegaer på som CC i dine mails. Mange mennesker føler i dag, at de spilder uendelig meget tid på at skulle læse CC-mails. Sæt derfor ikke andre modtagere på som CC, blot for en sikkerheds skyld – det er ikke god tone.

Undgå at blive afhængig

Undersøgelser viser, at vi er blevet afhængige af at læse arbejdsmails. Du spilder mellem 1-5 minutter, hver gang du tjekker mails, mens du er i gang med en anden arbejdsopgave. Beslut dig for, hvor ofte du vil tjekke mails, hvis du vil gøre dine arbejdsmails effektive. Det kan være en gang i timen, eller tre gange om dagen på bestemte tidspunkter. Måske lyder det firkantet, men forskningen viser (Loughborough University UK), at vi tjekker langt oftere, end vi tror. Der sker ikke noget ved at nedsætte antallet af gange, du tjekker mails – udover at du får langt mere tid til rådighed.

Vedhæft det, du lover

Det er en udbredt sjuskefejl, at afsenderen glemmer at vedhæfte den fil, som modtageren bliver lovet i teksten. Et godt råd er at starte med at vedhæfte et eller flere dokumenter og så bagefter at skrive selve mailen. En anden ting, du skal huske på, når du skriver effektive og professionelle arbejdsmails, er ikke at vedhæfte for store filer. Tænk på, hvem du skriver til, og om det er en arbejdsadresse eller en privatadresse. En arbejdsadresse kan typisk modtage større filer end en hjemmeadresse. Billeder og grafik kan være tunge at hente ned, og det er ikke god netikette at sende filer, som modtageren skal bruge lang tid på at downloade.

Tænk på, at e-mailen kan komme i forkerte hænder

Der er stor forskel på besvar og svar til alle. De fleste af os kan sikkert huske at have modtaget eller sendt en mail til en forkert person, og det er ikke god tone. Det kan være, at man kommer til at sende en privat invitation til en familiefest til en kunde, eller at man får svaret på en mail til en hel gruppe af kolleger – selvom den egentlig kun var tiltænkt afsenderen. Så vær opmærksom på, når du skriver effektive e-mails, om du trykker på Besvar (vis knappen) eller Svar til alle (vis knappen). Tjek også, at den adresse, der stå i modtagerfeltet, er den rigtige adresse. Det er især vigtigt at være opmærksom på, hvis du har flere personer med det samme navn i dit adressekartotek.

Læs også: Hvordan lærer man at stave rigtigt?